個人情報保護方針

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個人情報保護方針

日本アクセス株式会社(以下当社)は、高度な情報ネットワーク社会における、ITソリューション事業及び営業・販売支援事業を営む企業として、社会と企業及び個人の信頼関係を構築し維持することが当社の事業活動の根幹であると考えます。

当社はこの経営理念に基づき、役員、社員、契約社員、アルバイトなど全従業員が個人情報の取扱いを適正におこなうための個人情報保護マネジメントシステムの構築にあたって、当社の個人情報保護方針を以下に宣言致します。

個人情報に関する法令及び国が定める指針、その他の規範を遵守致します。

当社は、個人情報保護のために定期的な監査を実施することにより適切な管理の実施に努めます。また、個人情報を取扱う部署ごとに実務責任者を配し個人情報  保護マネジメントシステムの実行と維持をおこないます。また、社会環境の変化や個人情報に関する法令その他規範の改正に応じ、これを継続的に見直し、改善を致します。

当社は、取扱う個人情報を最新で正しい状態で保持することに努め、漏えい、滅失またはき損、不正アクセスなどの防止に努め、個人情報セキュリティに関して、お客様及び従業員からの要望及びその他事由により改善が必要とされたときには、速やかにこれを是正致します。

当社における個人情報の取扱いは、その利用目的を明らかにし、本人の同意を得て収集をおこないます。収集した個人情報の利用は必要な範囲内に限定し、目的外利用はおこないません。またそのための措置を講じます。

当社は、個人情報における個人の権利を尊重し、苦情および相談に、適切かつ迅速な対応を致します。

当社の定める「個人情報保護方針」は、社内に掲示し、全社員に周知させます。また、従業員の教育、啓発に努め個人情報保護意識の高揚を図ります。

制定日:2006年 3月 1日
改定日:2009年 1月 13日

日本アクセス株式会社
代表取締役社長 久保田 文雄

プライバシーマークについて

プライバシーマーク

プライバシーマークは、一般財団法人 日本情報経済社会推進協会が運用する「プライバシーマーク制度」に基づいて、当社の個人情報の取扱いがJISQ15001「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項」に準拠して、適正に行われていることを認定した証として、その利用を許可されたものです。

個人情報保護に関する当社へのご質問は、下記の苦情・相談窓口にてご対応致します。

日本アクセス株式会社 苦情・相談窓口

所在地:
大阪市北区太融寺町5-15 梅田イーストビル7階
電 話:
06-6316-8660(平日:10:00~17:00)
担当者:
PMS管理責任者 管理部次長 武田寛樹
E-mail:
privacy@j-access.co.jp

個人情報の取扱について

当社が収集・利用するすべての個人情報の取扱について、権限を付与された者が業務の必要範囲内で安全かつ適切に取扱います。
但し、特定個人情報等の取扱いにつきましては、当社の「特定個人情報等取扱基本方針」 に 基づき取扱います。

1. 個人情報に関する苦情・相談窓口

所在地: 大阪市北区太融寺町5-15 梅田イーストビル7階
担当者: PMS管理責任者 管理部次長 武田寛樹
電 話: 06-6316-8660(平日:10:00~17:00)
E-mail: privacy@j-access.co.jp

2. 個人情報の利用目的

取引先様およびお客様の個人情報

利用目的 取得個人情報

1)当社業務内容に関する問合せ対応

氏名、電話番号、住所、FAX番号、メールアドレス、会社名、所属部署等

2)当社の製品・サービス等に関する資料提供や販売、ご商談の連絡

3)システム開発・保守、受託業務およびその他業務の遂行

4)各種契約書類の作成および履行

5)お取引先様情報の管理、支払・請求処理等の経理事務

協力会社様の個人情報

利用目的 取得個人情報

1)入館証等の作成

氏名、電話番号、住所、FAX番号、メールアドレス、会社名、所属部署等

2)業務遂行に伴う連絡や業務管理

3)各種契約書類の作成および履行

4)協力会社様情報の管理、支払・請求処理等の経理事務

採用応募者の個人情報

利用目的 取得個人情報

1) 採用希望者に対する採用情報の案内、選考途中での連絡および採否の通知

氏名、生年月日、性別、電話番号、携帯電話番号、住所、学歴、職歴、免許・資格、メールアドレス、顔写真 等

求人情報サイト・ハローワーク等から取得する個人情報

利用目的 取得個人情報

1) 採用希望者に対する採用情報の案内、選考途中での連絡および採否の通知

氏名、生年月日、性別、電話番号、携帯電話番号、住所、学歴、職歴、免許・資格、メールアドレス、顔写真 等

従業員等の個人情報

利用目的 取得個人情報

1) 雇用・退職に関する管理、従業員名簿作成、配属人事(出向/転籍を含む)、社会保険等の手続、福利厚生、給与・報酬等の支払、法律上必要な手続

氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、顔写真 等

2) 業務連絡

氏名、社員番号、所属、役職、雇用形態、社用メールアドレス 等

3) 人材管理、配属・職務の決定、教育研修、昇・降格人事の実施

学歴、職歴、免許・資格 等

4) 給与・報酬等の決定と支給、社会保険関係の手続、源泉徴収手続、福利厚生の適用

年収、月収、給与の決定方法、家族構成、同・別居、扶養の有無 等

5) 健康管理、適切な職場環境の維持・確保、休職、労働時間管理

健康診断結果、病歴、心身障害、傷病治療の診断書 等

退職者の個人情報

利用目的 取得個人情報

1) 人事データ管理、退職後の連絡対応

氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、顔写真、年収、月収、学歴、職歴、資格・免許、家族構成、同・別居 等

3. 個人情報の委託

当社は、「お取引先様およびお客様個人情報」、「採用応募者の個人情報」を情報処理などのために委託することはありません。

当社は、退職者を含む従業員等の個人情報を、会計事務所その他労務管理に関連する業務のために委託する場合があります。この場合は個人情報保護水準を十分に満たしていることを条件に選定をおこなうとともに、秘密保持契約を締結した上で委託先が適切に個人情報を取扱うように管理いたします。

4. 個人情報の提供

当社は、「お取引先様およびお客様個人情報」、「採用応募者の個人情報」を第三者への提供はいたしません。ただし、以下の場合には提供する場合があります。

a. 法令の規定による場合

b. 本人および/または公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき

c. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成のために特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき

d. 国の機関もしくは地方公共団体からの委託を当社が受け法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合に、本人の同意を得ることによって当該事  務の遂行に支障をおよぼすおそれがあるとき

当社は、退職者を含む従業員等の個人情報を以下に提供する場合があります。

a. 客先・外部就業先への人材派遣や出向等の社外業務にともなう人材提案、業務連絡
内容:氏名、所属、学歴、職歴、免許・資格 等
方法:スキルシートまたはそれに準じる書類を作成し、E-mail、郵送または手渡しによる

b. 社会保険等の資格取得および喪失にかかる手続のため、管轄の社会保険事務所への提供
内容:氏名、生年月日、住所、雇用保険番号、基礎年金番号 等
方法:所定の届出用紙により当該機関へ郵送または手渡しによる

5. 個人情報提出の任意性

個人情報の提出は任意です。収集目的を十分にご理解のうえご本人の意思でおこなわれるものとします。個人情報に不足がある場合には、再提出を依頼することがあります。提出を拒まれる場合には、当社への雇用あるいは当社の提供するサービスの利用が不能となります。

6. 個人情報の開示・訂正・追加・削除または利用停止

当社が保有する個人情報について開示・訂正・追加または削除・利用停止・消去または第三者への提供停止を希望される場合、当社はご本人であることを確認したうえで、適切に対処をいたします。

ご請求方法
当社所定の「個人情報開示・訂正・削除等申請書」に必要事項を記入し、ご本人確認のための書類と共に郵送または担当窓口にご提出下さい。尚、請求先は、「1」に定める管理者とします。

本人確認のための書類

申請者が代理人である場合は、代理人であることを証する書面と代理人を本人確認するための書類を提出して下さい。

7. 当社所属「認定個人情報保護団体」の名称および苦情申出先

認定個人情報保護団体の対象事業者における、個人情報取扱いの苦情解決申出先は以下のとおりです。

認定個人情報保護団体 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
所在地 〒106-0032
東京都港区六本木一丁目9番9号
連絡先 TEL:03-5860-7565 (0120-700-779)

特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

当社は、個人番号および特定個人情報(以下「特定個人情報」という。)の適切な取扱いの 確保と取組みについて、以下のとおり基本方針を定めます。

事業者の名称
日本アクセス株式会社

関係法令・ガイドライン等の遵守
当社は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」)の取扱いに関し、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(マイナンバー法)および「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、並びに「個人情報の保護に関する法律」(個人情報保護法)および各省庁のガイドラインを遵守します。

利用目的
当社は、特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取扱います

源泉徴収関連事務等

扶養控除等(異動)申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成、事務等

給与支払報告書作成事務等

給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等

特別徴収への切替申請書作成事務等

退職手当金等受給者別支払調書作成事務等

退職所得に関する申告書作成事務等

財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書および申込書作成事務等

健康保険、厚生年金、企業年金届出事務等

国民年金第三号届出事務等

健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務等

雇用保険、労災保険届出事務等

雇用保険、労災保険申請・請求事務等

雇用保険、労災保険証明書作成事務等

その他上記①から⑭の事務に関連する事務

安全管理措置に関する事項
当社は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、個人番号の適切な管理を実施するために別途「特定個人情報取扱規程」を定めます。

継続的改善
当社は、特定個人情報を適切に取扱うために継続的な改善をおこなうことに努めます。

質問および苦情処理の窓口
当社の特定個人情報等の取扱いに関する質問または苦情につきましては、以下にお問合せください。

〒530-0051
大阪市北区太融寺町 5-15 梅田イーストビル 7 階
日本アクセス株式会社 管理部 人事課
電話:06-6316-8660
Eメールアドレス:privacy@j-access.co.jp

制定日:平成27 12月 1日

日本アクセス株式会社
代表取締役社長 久保田 文雄

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